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第一步:营销赠品方案报批
1、关于营销赠品方案报备时明确:目的、名称、数量、发放形式、发放范围、预计总价、有效期等;
2、单价超过50元、总额超过5000元的营销赠品,将作为后期监控的主要赠品类;
3、特别提示:购物卡、洗车卡、加油卡等有价证券方便推荐。
总金额小于1万元:(采购、活动类合同、无合同)
收件人:营销部现场销售经理、营销片区负责人、财务主办人、财务负责人、协管领导、总经理。
抄送:公司财务、营销内控人员、综合管理组;
总金额大于1万元:(采购、活动类合同)
收件人:营销部现场销售经理、营销片区负责人、营销部负责人、财务经办人、财务负责人、协管领导、总经理。
抄送:公司财务、营销内控人员、综合管理组;
第二步:营销赠品采购
1、营销赠品采购应签订合同,赠品方案作为合同的必备附件。
2、通常做法是实物性礼品委托活动公司按照方案中的要求进行统一采买。涉及礼品制作的则需由礼品公司或制作公司统一制作,如开盘常用红酒、钢笔等;
3、购物卡、加油卡类礼品由活动公司代为采购,开具合规税务发票统一报账。
第三步:营销赠品拍照入库
1、将一批次采购的营销赠品整齐排列,并拍照备存;
2、购物卡、加油卡类礼品需拍下卡的正面和反面,用于后期核对确认。
第四步:填写入库单备案
1、由代理公司策划填写入库单,由品管库管员确认物料并入库管理;
2、销售案场负责人核实物料并签字确认;
3、金额较大的贵重物品如电子产品、加油卡、购物卡等必须由库管员锁在案场铁皮柜中;
4、非相关人员限制接触赠品保管仓库。
第五步:领取礼品时填写出库单
1、由代理公司策划填写出库单,由品管库管员确认物料并出库管理;
2、销售案场负责人核实物料并签字确认;
3、定期进行台账的核对,确保账实一致。
第六步:领取人填写奖品领取表
1、要求领取人亲自书面签字确认,包括签名、电话、身份证号;如有需代领情况,需提供委托书及双方关系证明及双方有效证件,经现场确认后方可代领并登记签收;
2、如活动中涉及金额较大的礼品,给领取人发放时需拍照备存;
3、销售案场负责人抽查奖品发放情况。
第七步:每季度报备库存清单
1、每季度末,将营销赠品盘点,并给内控组报备库存清单;
2、库存物料需要另外报备方案,并在原有出库单中增加用途。
第八步:内控组定期巡检—“啄木鸟行动”
营销管理部综合组、品牌企划组每月针对销售现场营销赠品使用情况进行检查,公司内控小组财务成员每半年针对营销赠品使用情况进行检查;检查结果上报总经理、总办主任、营销部经理和财务部经理,抄送公司内控组。
第九步:大额赠品定期回访
根据台账登记表,大额度大于5000元赠品由客户关系中心呼叫中心进行客户电话回访抽查。
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